FAQ - Voyages Étudiants

Comment se déroulent les soirées ?

En tant qu’organisateur vous devez veiller au respect des règles de votre événement. La soirée prend fin à 4h du matin. Une fois la musique coupée, vous devez raccompagner vos participants et vous assurer qu’aucun ne reste dehors. Une fois que tous vos étudiants sont rentrés dans leur logement, faites un point avec le réceptif, la sécurité et les secours pour récupérer toutes les informations sur le déroulé de soirée.

Un dispositif de secours est-il obligatoire ?

Oui, sur l’ensemble de nos séjours, la présence d’un organisme de secours agréé est obligatoire. Premièrement, leur présence assure un soutien médical pour l’ensemble de vos participants. Deuxièmement, la mise en place d’un dispositif de secours donne lieu à une déclaration auprès de la préfecture qui protège le/la président(e) du BDE en termes de responsabilité juridique.

Vous pouvez demander à Voyages Etudiants de formuler la demande et de confirmer la prestation.
Vous pouvez également effectuer la demande directement auprès d’un organisme agréé. Dans ce cas, vous devez fournir un justificatif ou une convention selon les critères donnés par Voyages Etudiants dès que possible au plus tard 1 mois avant votre séjour.

Comment faire lorsque l’effectif change ?

Entre la signature du devis et le début de votre événement il est possible que l’effectif évolue. C’est pour cette raison que nous vendons nos séjours avec un effectif minimum. Premier cas de figure, vous êtes plus nombreux. Vous pouvez augmenter le nombre de participants jusqu’à atteindre la capacité maximale du site. L’essentiel est de prévenir votre référent Voyages Etudiants au plus tard 10 jours avant votre événement. Nota bene : Si le nouvel effectif nécessite la réservation de cars supplémentaires, vous devez prévenir votre contact Voyages Etudiants au plus tard un mois avant votre événement. Deuxième cas de figure, vous êtes moins nombreux. Contactez au plus vite votre référent Voyages Etudiants. Nous verrons pour adapter au mieux les conditions de paiement.

Est-il possible pour le BDE d’arriver en avance ?

Il est parfaitement possible qu’une partie de l’équipe encadrante se rende sur le lieu de l’événement la veille. Pour cela, rapprochez vous de votre chef de projet Voyages Etudiants qui s’occupera de contacter l’hébergeur. Après acceptation, il vous sera mis à disposition un logement, non facturé.

Existe-t-il des garanties d’annulation ?

Avant la signature de votre contrat nous vous invitons à prendre connaissance des Conditions Générales de Vente de votre contrat. À la souscription de votre contrat, vous avez la possibilité de demander une assurance annulation. Concernant le remboursement, le % remboursé est déterminé en fonction du nombre de jours restant avant le début de votre séjour.

Comment fonctionne le système de cautions ?

Pour l’ensemble de nos séjours nous demandons deux types de cautions :

1. Caution solidaire du BDE pour les espaces communs BDE
  - Montant : 5000€.
  - Forme : Chèque
  - Fonctionnement : À remettre au réceptif ou au responsable du camping sur place.
2. Caution étudiante individuelle dématérialisée.
  - Montant : 5000€.
  - Forme : Dématérialisé via le lien Swikly. Sous forme d'empreinte bancaire (non encaissée).
  - Fonctionnement : Avant le début de votre séjour nous vous envoyons un lien sécurisé. Ce lien sera accessible par le/la responsable du séjour ou le/la président(e) du BDE, qui aura une visibilité complète sur l’enregistrement des cautions. Il pourra ainsi relancer les étudiants afin de s'assurer que toutes les cautions soient payées à temps.
  - Nota bene : Pour bénéficier de cette solution pratique, une petite participation de 0,80€ par étudiant et par caution sera demandée. Les frais de gestion de la caution numérique peuvent être pris en charge par le BDE. Faire la demande directement à votre chargé de projet

Il est important de noter que nous devons recevoir toutes les cautions avant le départ. Cela nous permettra de garantir une organisation fluide et sans soucis lors de votre séjour. Rassurez-vous, si aucune réclamation n'est formulée, les cautions seront intégralement débloquées dans un délai de 3 à 4 semaines après l'événement. Vous recevrez un e-mail informatif dès que les cautions seront débloquées.

Que faire quand les bus ont du retard ?

En amont de votre séjour nous vous transmettrons les coordonnées des chauffeurs de bus. Une fois passé un délai de 15 minutes de retard, nous vous invitons à les appeler pour avoir plus de précisions sur leur horaire d’arrivée. Prenez bien en compte que les chauffeurs vous récupèrent dans des grandes villes et sont souvent confrontés à des embouteillages pouvant occasionner du retard.

Comment s’organisent les états des lieux ?

Les états des lieux permettent de constater de l’état des logements et infrastructures à votre arrivée et à votre départ. Chaque site a ses particularités et ses habitudes concernant les états des lieux. Nous vous invitons à prendre contact avec le réceptif ou le gérant du camping à votre arrivée pour planifier les états des lieux. Etat des lieux d’arrivée : Remplissez consciencieusement le document qui vous a été fourni et notez chaque détérioration que vous constatez. En complément prenez des photos. Ainsi vous pourrez justifier de ce qui n’est pas de votre fait. Etat des lieux de départ : Il est réalisé par un membre du BDE et un responsable du camping. Les détériorations non indiquées dans l’état d’entrée feront l’objet d’un remboursement. Dans ce cas, nous vous transmettons une facture dans une délai de deux semaines à la fin de la période de wei (courant novembre).

Comment faire une modification après la signature du devis ?

Votre projet évolue ? Nous comprenons très bien cela. Nous vous invitons à vous rapprocher de votre chef de projet afin de voir si la modification souhaitée peut être apportée au contrat.

Foire à questions